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Résumé de l’épisode précédent :
Alice a eu avec Elyse, Coach interne, un échange très éclairant sur le mode organisationnel du « LAB ». Après avoir observé tous deux des séances de travail des équipes projets, Alice et Thomas sont invités à donner leurs feedbacks.
Alice et Thomas avaient convenu de se retrouver pour un café avant de débriefer avec Nicolas sur leurs observations lors des groupes de travail.
Thomas semble tout excité.
– Bonjour Thomas ! Tu sembles de bonne humeur ce matin, lui dit Alice gentiment moqueuse…
– Oui c’est vrai, je me sens en pleine forme. J’ai bien travaillé ma présentation de ce matin et j’ai plein de choses à dire. Je pense que cela pourra les aider et finalement ça me remet dans l’action. Ce positionnement d’observateur ne me convient pas vraiment. Pour moi, il y a beaucoup de temps de réflexion avant de passer à l’action.
– Ah oui ? J’aime bien moi, ces étapes d’exploration. Je crois qu’au final ça permet de gagner du temps. S’immerger dans une clarification approfondie en amont garantit d’être sûr de partir sur le bon objectif. Et puis ça contribue à évaluer plus spécifiquement les moyens nécessaires à la réussite du projet. Ce que je trouve très pertinent, c’est la dimension itérative : faire des points réguliers, demander des feedbacks aux équipes, au client… pour vérifier qu’on est toujours sur la bonne voie et réajuster le tir si nécessaire. On sait tous à quel point ça évite l’échec final mais je connais peu d’entreprises qui l’intègrent totalement dans leurs processus d’accompagnement.
Ah ! Voilà Nicolas qui vient nous chercher !
– Alors, vous êtes prêts ? J’ai organisé une petite réunion avec les équipes projets que vous avez observées, elles sont impatientes d’avoir vos feedbacks.
– Ah bon, dit Alice… je croyais que c’était juste nous 3…
– Non, c’est super intéressant pour chacun d’entre nous de recevoir les retours de personnes qui ne sont pas encore imprégnés de nos méthodes. En plus vous avez récemment vécu d’autres expériences dans vos entreprises respectives, cela nous évite de rester en vase clos et nous donnera des éléments pour mieux comprendre nos clients potentiels.
– Allons-y dit Thomas, je vous ai préparé un super PowerPoint !
– Ahahah ! Très bien ! Nos outils nous font progressivement lâcher le PowerPoint au profit du sketchnoting et d’autres supports encore plus visuels. En revanche c’est vrai que certains clients sont parfois déroutés par nos présentations dans les premières rencontres.
Ils entrent dans la salle de créativité où les attendent les 2 groupes projet réunis, visiblement très contents d’être à leur tour à l’écoute des observations d’Alice et Thomas.
Face à l’impatience de Thomas, Alice lui signifie par un sourire qu’elle lui laisse la primeur du feedback.
Une fois sa présentation installée, Thomas se lance.
Conception, Planification, Exécution, Contrôle, Clôture, Bilan… Il commence de façon très dogmatique, par rappeler les étapes clés d’un pilotage de projet qui, selon lui doivent être appliquées de façon rigoureuse pour garantir la réussite.
Alice est un peu inquiète et se dit que décidément, Thomas n’est pas du tout ouvert à d’autres méthodes que celles qu’il connait et qu’il n’a pas appris grand-chose du « LAB ».
Mais, surprise, Thomas fait un virage à 180 ° !
– Ça c’est ce que j’ai toujours appliqué à la lettre et ce sont les étapes incontournables pour bien manager un projet. En revanche les méthodes que j’ai pu observer ici, plutôt que d’appliquer ces étapes en cascade comme j’en ai eu l’habitude, accordent beaucoup plus de temps et d’attention à une étape amont, nouvelle pour moi, l’étape d’exploration et de clarification du contexte et besoin du client. Vous allez jusqu’à faire participer activement le client à la réflexion, ce qui le fait beaucoup progresser dans l’évaluation de son besoin.
Dans cette logique, vous placez le besoin du client au cœur du projet : vous lui faites valider chaque étape au fur et à mesure, ce qui permet d’ajuster le projet au fil de l’eau et de garantir sa réussite, là où moi je mise sur ma seule valeur ajoutée pour satisfaire le client.
Et puis ce que j’ai trouvé extrêmement ingénieux et qui parlera beaucoup à ma Direction, c’est cette approche transversale, impliquant tous les services, chacun se responsabilisant dans une vision systémique et solidaire pour réduire les coûts et les délais tout en maintenant une forte exigence de qualité et de performance. Les services travaillent réellement ensemble, se coordonnent et évitent ainsi la perte d’informations, de temps et d’énergie.
J’avoue que j’ai été impressionné. En revanche, je ne sais pas si je pourrai fonctionner comme ça. Je me rends compte que j’ai un besoin de contrôle fort et cette approche nécessite de lâcher une partie du contrôle et aussi de partir du principe qu’on ne sait pas tout, d’accepter l’erreur pour s’améliorer… Je ne suis pas sûr d’y arriver. Et si je ne suis plus celui qui sait, pour quoi va-t-on me rémunérer ?
Thomas a fait défiler son PowerPoint mais il s’est avéré très visuel, illustrant chacun de ses propos par une image et une phrase clé.
Alice est bouche bée !
Derrière les propos critiques et l’attitude de jugement affichée par Thomas au quotidien, elle n’a pas vu émerger cette bascule. Elle n’a pas décelé ce regard analytique qui lui permet aujourd’hui de poser des mots clairs sur ce qu’il a observé et sur son ressenti.
Nicolas est aux anges. Il ne s’attendait pas à cela.
– Un grand merci Thomas pour ce feedback et ton authenticité. En revanche tu parles de tes freins et difficultés à intégrer ces méthodes mais j’aimerais que tu nous dises quelles sont les qualités et les compétences qui t’ont permis d’aboutir à ce débriefing si pertinent que tu nous livres aujourd’hui ?
– Euh, je ne vois pas… mon esprit cartésien peut-être ?
Mais j’ai aussi fait quelques recherches sur les différentes méthodes de management de projet car j’avais besoin de « savoir » quels en sont les fondements. Vous croisez plusieurs approches : la méthode agile, le lean-management, la méthode SCRUM… Ça m’a aidé à y voir plus clair.
– OK, dit Nicolas et bien, si tu es d’accord, à présent c’est l’équipe qui va te faire son feed-back sur ta participation au groupe de travail et sur ta présentation.
Chaque membre de l’équipe projet qu’a suivi Thomas lui fait un feedback en « Avocat de l‘ange ».
Ils partagent ce qu’ils ont observé de ses qualités et compétences et en quoi c’est aidant dans un groupe de travail, puis ils donnent chacun une piste qui aiderait Thomas à être plus à l’aise dans ces méthodes et enfin chacun exprime un authentique ressenti sur sa présentation.
Thomas est très ému. Il avoue que cela le déstabilise et que ce n’est pas très confortable pour lui.
– Ne t’inquiète pas, lui dit Nicolas, on s’habitue vite à ces feedbacks constructifs. Ils nous font vraiment évoluer car ils nous permettent de nous appuyer sur ce que nous avons de solide tout en ayant les bonnes pistes à travailler.
C’est à présent à Alice de faire son feedback. Elle est aussi émue que Thomas par ce qui vient de se passer.
Elle a choisi de faire son feedback sous la forme d’un récit.
L’exercice du conte que lui avait fait faire Nicolas lors de leur première rencontre lui a beaucoup plu et c’est un clin d’œil et une forme de reconnaissance pour cette confiance qu’il lui avait accordée, qu’elle souhaite lui redonner et partager avec l’équipe projet.
Elle est tout à fait à l’aise dans ce type d’exercice à présent et surtout, elle a compris que c’est comme cela qu’elle souhaite désormais travailler, coûte que coûte.
Elle a le sentiment qu’une nouvelle voie s’ouvre à elle et il se pourrait bien que cette voie conduise au « LAB »…
